Code de conduite

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Introduction

L'intégrité, la responsabilité entrepreneuriale et l'environnement sont au cœur de la culture d'entreprise de Bizplay depuis nos débuts, il y a plus de 10 ans. Depuis, le monde a changé et de plus en plus d'entreprises souhaitent contribuer à un « monde meilleur ». C'est pourquoi un nombre croissant de nos partenaires et clients ont publié un code de conduite ou nous ont demandé de signer un accord de conformité. Nous avons donc décidé de formuler par écrit les principes directeurs qui dictent nos actions depuis des années et que nous avons convenus avec plusieurs de nos partenaires et clients. Voici la liste de ces principes : notre code de conduite.

Exigences fondamentales

Respect de la loi

Le respect de l'ensemble des lois et réglementations en vigueur est pour nous une évidence et s'avère crucial pour la réussite de notre entreprise. Toute violation peut avoir de graves conséquences pour l'entreprise comme pour ses collaborateurs : condamnations pénales, sanctions disciplinaires, amendes et atteinte à la réputation.
Nous enquêtons sur tout signalement de comportement inapproprié. Nous mettons fin aux infractions et prenons les mesures qui s'imposent.
Les managers (collaborateurs ayant des responsabilités budgétaires ou de gestion d'équipe) doivent impérativement maîtriser les lois, réglementations et politiques internes essentielles liées à leur domaine d'activité.
Certains pays, secteurs, marchés ou partenaires commerciaux peuvent imposer des règles plus strictes que celles de ce code de conduite. Le cas échéant, vous devez appliquer la norme la plus stricte.
En cas de doute sur la conformité juridique d'une décision, consultez le service juridique ou la personne compétente pour obtenir de l'aide et clarifier la situation.

Liberté d'expression et droit d'alerte

S'exprimer librement permet de prévenir les dérives, ainsi que de les détecter et de les corriger rapidement. Nous encourageons l'esprit critique et l'initiative. Nous valorisons un environnement de travail ouvert où vous pouvez vous adresser à vos responsables ou à la direction pour soulever un problème ou émettre des critiques en toute confiance. Les managers favorisent un dialogue ouvert, soutiennent leurs équipes et traitent leurs préoccupations de manière juste et impartiale.
Aucune intimidation ou mesure de représailles envers un collaborateur ayant signalé de bonne foi un comportement inapproprié ne sera tolérée. Agir « de bonne foi » signifie que vous croyez sincèrement en la véracité de vos déclarations, même si l'enquête ultérieure ne permet pas de la confirmer.
Tout signalement mensonger effectué sciemment dans le but d'accuser délibérément et faussement une personne constitue une violation de notre code et entraînera des mesures disciplinaires.
Si vous ne vous sentez pas à l'aise d'aborder un sujet avec votre supérieur direct, ou si votre démarche est restée sans réponse, nous vous encourageons à contacter directement la direction.

Respect mutuel et confiance

Chaque personne doit être traitée de manière équitable, respectueuse et digne. Engagés en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité des chances, nous favorisons un cadre de travail bienveillant où la valeur unique de chacun est reconnue. Le harcèlement sexuel, la discrimination, le racisme, le harcèlement moral, l'abus de pouvoir, l'intimidation, les menaces ou toute autre forme de harcèlement sont strictement interdits.
Nous refusons toute discrimination basée sur la race, l'origine nationale ou ethnique, le genre, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, la grossesse, la situation de famille, l'âge, le handicap, la religion, les convictions ou tout autre critère défini par la loi ou nos politiques d'entreprise.

Conflits d'intérêts

Dans votre travail quotidien, vous pouvez être confronté à des situations où une décision commerciale bénéfique pour l'entreprise entre en conflit avec vos intérêts personnels.
Un conflit d'intérêts peut altérer votre impartialité et vous empêcher de prendre les meilleures décisions pour l'entreprise.
Si vous faites face à un conflit d'intérêts potentiel ou avéré, vous devez le signaler rapidement à votre supérieur ou à la direction afin de trouver une solution adaptée.

Protection des actifs de l'entreprise

Nous prenons soin et utilisons de manière responsable tous les actifs de l'entreprise : produits, matériel de travail, équipements informatiques ou propriété intellectuelle.
Les actifs de l'entreprise sont réservés à un usage professionnel et ne doivent pas être détournés à des fins personnelles abusives ou inappropriées.
Toute forme de fraude, de détournement de fonds, de vol ou d'évasion fiscale est strictement interdite, que cela concerne les actifs de l'entreprise ou ceux de tiers.

Responsabilité sociétale

Droits de l'homme

Nous respectons les droits de l'homme, les droits individuels et la dignité de nos collaborateurs et de l'ensemble de nos partenaires.
Nous défendons la liberté d'association et le droit à la négociation collective, conformément aux lois et réglementations en vigueur.
Le travail forcé, le travail des enfants, l'esclavage moderne, la traite des êtres humains et toute autre forme d'exploitation sont strictement interdits chez Bizplay. Nous appliquons rigoureusement la législation en vigueur.

Conditions de travail équitables, saines et sûres

Nous respectons les réglementations garantissant des conditions de travail équitables, notamment celles relatives à la rémunération, au temps de travail et à la protection de la vie privée.
Nos systèmes de rémunération sont cohérents et transparents. Ils assurent un salaire conforme au marché, aux fonctions et aux performances, tout en tenant compte des spécificités du secteur.
Nous respectons l'ensemble des lois et normes de santé et de sécurité pour offrir à nos collaborateurs un environnement de travail sûr et sain.

Environnement

Protection de l'environnement et du climat

Nous respectons toutes les réglementations environnementales applicables ainsi que nos directives internes, notamment en matière de protection du climat.
Nous nous efforçons d'optimiser l'efficacité énergétique et l'utilisation des ressources lors de la production et de la distribution de nos produits et services, afin de limiter notre impact environnemental et d'atteindre la neutralité carbone d'ici 2030.
Nous gérons de manière responsable l'approvisionnement et l'utilisation des ressources, telles que l'eau et l'énergie.

Partenaires commerciaux et tiers

Relations avec les partenaires commerciaux

Nos partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, agents, consultants) doivent pouvoir compter sur Bizplay en tant que partenaire respectueux des lois. Cela implique également que nous soyons parfaitement informés de nos obligations contractuelles envers eux.
Nous vérifions attentivement l'identité et l'intégrité de nos partenaires potentiels (due diligence). Si, lors de cette phase ou au cours de notre collaboration, nous constatons des pratiques inappropriées ou illégales, nous prendrons les mesures nécessaires.
Nos décisions d'achat sont justes, impartiales et basées sur des critères objectifs : qualité, prix, service, fiabilité, disponibilité, performance technique, respect des contrats, efficacité énergétique et impact environnemental.
Nous prenons les mesures adéquates pour nous assurer que nos transactions avec des tiers ne violent pas les embargos économiques, les listes de sanctions, les contrôles d'importation/exportation ou les réglementations sur la prévention du financement du terrorisme.
Nous respectons nos obligations en matière de prévention du blanchiment d'argent et limitons ce risque grâce à une évaluation rigoureuse de nos tiers.

Anti-corruption et intégrité

Nous ne tolérons aucune forme de corruption, active ou passive, qu'elle implique des agents publics ou des partenaires commerciaux.
Les cadeaux et invitations sont tolérés sous conditions, s'ils s'inscrivent dans le cadre d'actions de promotion, visent à entretenir des relations commerciales ou à présenter nos produits et services.
Ces avantages ne peuvent être offerts ou acceptés que s'ils poursuivent un objectif commercial légitime et ne visent pas à obtenir une contrepartie indue. Leur valeur doit rester raisonnable et conforme aux usages professionnels locaux. Vous devez systématiquement respecter nos règles internes et processus de validation requis pour les cadeaux ou invitations.
Les dons et actions de parrainage sont autorisés mais ne doivent jamais servir à obtenir un avantage commercial illicite. Nous refusons de dissimuler tout avantage pouvant générer des risques de corruption.

Concurrence loyale

Dans la quasi-totalité des pays, la loi interdit les ententes ou accords avec des concurrents, fournisseurs, distributeurs ou revendeurs susceptibles de fausser la concurrence. Ces lois encadrent strictement la fixation des prix, la répartition de clients ou de territoires, les boycotts anticoncurrentiels et autres pratiques déloyales.
Nous mettons immédiatement fin à toute infraction constatée.

Relations avec les autorités et organismes de régulation

Les relations commerciales avec les organismes publics sont soumises à des règles très strictes. Dans tous nos échanges avec les autorités et les fonctionnaires, nous agissons avec honnêteté, transparence et dans le respect des lois et de nos règles internes. Ces contacts peuvent avoir lieu dans le cadre de nos activités courantes (obtention de licences, contrats publics), d'actions de lobbying ou lors de demandes d'informations officielles (enquêtes, procédures judiciaires).
Aucun cadeau ne doit être offert aux agents publics. Les invitations doivent se limiter à des repas d'affaires de valeur modérée et faire l'objet de validations préalables.
En cas de contrôle ou de demande d'information d'une autorité administrative, informez immédiatement la direction et le service juridique.
Si une licence officielle est requise pour exercer (pour l'entreprise ou un collaborateur), aucune activité ne doit être menée dans ce domaine avant son obtention. Si une licence expire ou est révoquée, l'activité concernée doit être suspendue jusqu'à l'obtention d'un nouveau titre.

Sécurité des produits

Nous nous engageons à fournir à nos clients des produits et services sûrs et de haute qualité.
Nos produits ne doivent présenter aucun défaut ou élément dangereux susceptible de porter atteinte à la santé ou aux biens de nos utilisateurs.

Contenu et information

Responsabilité des contenus

Nous veillons rigoureusement au respect des lois locales lors de la diffusion de nos contenus afin d'exclure tout propos discriminatoire ou inapproprié.
La protection de l'enfance et des mineurs est une priorité absolue dans la diffusion de nos contenus, et nous en respectons scrupuleusement les règles.

Protection de la propriété intellectuelle

La protection de la propriété intellectuelle est indispensable à la réussite de notre activité.
Celle-ci englobe toutes les créations de l'esprit, indépendamment de leur valeur marchande : œuvres littéraires, journalistiques, musique, films, programmes TV, œuvres visuelles, logiciels et codes sources. Elle est protégée par la loi (droit d'auteur, marques, brevets) ou au titre du secret des affaires.
Constituent des violations le fait d'afficher, distribuer ou diffuser des œuvres protégées sans autorisation, ainsi que la reproduction ou le partage illicite de copies de ces créations.
Nous rappelons à nos clients leur responsabilité en matière de propriété intellectuelle et de respect des lois locales dans nos conditions d'utilisation.

Confidentialité et protection des données

La collecte, le stockage, le traitement ou le transfert de données personnelles (telles que les noms et adresses) de nos collaborateurs, clients ou tiers s'effectuent avec le plus grand soin, en toute confidentialité et en conformité avec les réglementations, comme indiqué dans notre politique de confidentialité.
Les collaborateurs participant au traitement de données personnelles bénéficient du soutien et des conseils du service juridique.

Utilisation et sécurité des technologies de l'information

Au quotidien, nous utilisons les technologies de l'information et traitons des données. Cela requiert des pratiques de sécurité strictes (mots de passe robustes, outils approuvés, logiciels sous licence) pour protéger notre propriété intellectuelle et les données personnelles. Négliger ces règles peut entraîner de graves conséquences, telles que la perte de données, le vol d'informations confidentielles ou des violations de droits d'auteur.
L'information numérique se diffusant instantanément, nous restons vigilants sur le contenu de nos e-mails, messages vocaux, pièces jointes ou téléchargements.
Nous nous engageons à utiliser les systèmes informatiques fournis par l'entreprise à des fins professionnelles, en évitant tout usage personnel excessif ou non conforme.

Confidentialité et communication extérieure

Sont confidentielles les informations non publiques destinées à un public restreint. Il peut s'agir de rapports, contrats, données financières, dossiers du personnel, enquêtes, litiges, créations, brevets ou projets de développement de produits.
Discuter de ces éléments dans des lieux publics ou les partager sans droit avec des tiers constitue un manquement grave et peut violer les lois sur la concurrence.
Les collaborateurs ayant accès à des données particulièrement sensibles (finance, RH, juridique, fusions-acquisitions, communication d'entreprise) doivent respecter une confidentialité absolue, y compris auprès de leurs collègues.
Sur les réseaux sociaux, nous restons conscients de notre impact sur la réputation de l'entreprise. Nous ne partageons aucune donnée sensible et respectons la vie privée de nos collaborateurs et partenaires.
Nos équipes reçoivent des informations complètes, transparentes et actualisées sur la vie de l'entreprise, dans le respect de nos règles de confidentialité.

Finances

Intégrité financière

Toutes les transactions et pièces comptables doivent être saisies de manière exacte et rigoureuse. L'actif, le passif et l'ensemble des opérations doivent être documentés conformément aux obligations légales.
Une bonne gestion exige exactitude, exhaustivité et transparence dans toutes nos opérations commerciales.
Les comptes financiers, contrats et autres documents ne doivent en aucun cas comporter d'écritures inexactes ou trompeuses.
Nous respectons l'ensemble des réglementations et obligations fiscales.

Délit d'initié

La loi interdit d'utiliser des informations privilégiées pour négocier des titres ou instruments financiers, ou de les transmettre à des tiers à cette fin.
Une information privilégiée est une information non publique qui, si elle était divulguée, pourrait influencer sensiblement le cours d'un titre ou le marché. Exemples : résultats financiers, contrats majeurs, projets de fusion, lancements de produits clés ou changements de direction.
Ces règles variant d'un pays à l'autre, tout collaborateur concerné par cette situation doit se rapprocher du service juridique.

Présentation de nos produits et services

Nous communiquons toujours de manière honnête et transparente sur nos produits et services.
Toute information erronée ou trompeuse nuit à nos clients ainsi qu'à notre réputation. Cette pratique est strictement interdite par nos principes fondateurs.