Verhaltenskodex

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Einleitung

Integrität, unternehmerische Verantwortung und die Umwelt sind seit dem Start vor über 10 Jahren wichtige Bestandteile der Unternehmenskultur von Bizplay. Seitdem hat sich die Welt verändert, und immer mehr Unternehmen möchten zu einer „besseren Welt“ beitragen. Deshalb veröffentlichen immer mehr unserer Geschäftspartner und Kunden einen Verhaltenskodex oder bitten uns, eine Verhaltenskodex-Vereinbarung zu unterzeichnen. Darum haben wir uns entschieden, die Leitlinien schriftlich festzuhalten, nach denen wir seit vielen Jahren handeln und die wir mit einer Reihe unserer Partnerunternehmen und Kunden vereinbart haben. Im Folgenden findet ihr eine Liste dieser Leitlinien; das ist unser Verhaltenskodex.

Grundanforderungen

Einhaltung der Gesetze

Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften ist für uns selbstverständlich und für den Erfolg unseres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Jeder Verstoß gegen Gesetze oder Vorschriften kann schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden haben, etwa strafrechtliche Verurteilungen, disziplinarische Maßnahmen, Geldstrafen und Reputationsschäden.
Wir gehen allen Hinweisen auf Fehlverhalten nach. Verstöße werden gestoppt und geeignete Maßnahmen ergriffen.
Vor allem Führungskräfte (Mitarbeitende mit Budget- oder Personalverantwortung) müssen mit den grundlegenden Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien vertraut sein, die für ihren Verantwortungsbereich relevant sind.
In bestimmten Ländern, Branchen oder Märkten sowie bei bestimmten Geschäftspartnern können strengere Regeln gelten als die in diesem Verhaltenskodex beschriebenen. In solchen Fällen müssen Mitarbeitende den strengeren Standard anwenden.
Wenn Zweifel bestehen, ob eine Entscheidung rechtlich einwandfrei ist, ist die zuständige Rechtsabteilung oder eine andere geeignete Person zur Beratung und Klärung hinzuzuziehen.

Offenes Ansprechen

Die freie Möglichkeit, Bedenken zu äußern, hilft, Fehlverhalten zu verhindern und es zu erkennen und zu korrigieren, falls es doch vorkommt. Wir fördern kritisches und kreatives Denken und schätzen ein offenes Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende sich an ihre Vorgesetzten oder das obere Management wenden können, um Themen anzusprechen oder Kritik zu äußern – ohne Bedenken. Führungskräfte fördern den offenen Austausch, unterstützen ihre Teams und gehen fair und unvoreingenommen auf ihre Anliegen ein.
Einschüchterung oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeitende, die vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben melden, werden nicht toleriert. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass eine Person davon überzeugt ist, dass das von ihr Vorgetragene wahr ist, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung die Meldung bestätigt.
Das wissentlich unwahre Melden von Fehlverhalten mit dem Ziel, eine andere Person absichtlich und fälschlicherweise zu beschuldigen, stellt einen Verstoß gegen die Compliance dar und führt zu geeigneten Maßnahmen.
Wenn sich Mitarbeitende unwohl fühlen, Bedenken bei einer Ansprechperson in ihrem lokalen Arbeitsumfeld zu äußern, oder wenn das nicht geholfen hat, werden sie ermutigt, sich an das obere Management zu wenden.

Gegenseitiger Respekt und Vertrauen

Jede Person ist fair, respektvoll und würdevoll zu behandeln. Wir stehen für Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit und fördern ein respektvolles und tolerantes Arbeitsumfeld, in dem der einzigartige Wert jedes Einzelnen anerkannt wird. Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Rassismus, Mobbing, Machtmissbrauch, Einschüchterung, Drohungen oder jede andere Form von Belästigung werden nicht toleriert.
Diskriminierung aufgrund von Rasse, nationaler oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung, Schwangerschaft, Familienstand oder Elternstatus, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung oder eines anderen nach geltendem Antidiskriminierungsrecht oder Unternehmensrichtlinie geschützten Merkmals ist bei uns nicht erlaubt.

Interessenkonflikte

In unserer täglichen Arbeit können wir auf Situationen stoßen, in denen eine Geschäftsentscheidung im besten Interesse des Unternehmens mit unseren persönlichen Interessen kollidiert.
Ein Interessenkonflikt kann es schwierig machen, unparteiische Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens zu treffen.
Mitarbeitende mit einem potenziellen oder tatsächlichen Interessenkonflikt müssen diesen schnell ihrer Führungskraft oder dem oberen Management des Unternehmens offenlegen, damit er zügig gelöst werden kann.

Schutz von Unternehmensvermögen

Wir gehen mit Unternehmensvermögen aller Art, etwa Produkten, Arbeitsmaterialien, IT-Ausrüstung oder geistigem Eigentum, sorgfältig und verantwortungsvoll um.
Unternehmensvermögen wird für die vorgesehenen geschäftlichen Zwecke genutzt und nicht für unangemessene oder unzulässige private Zwecke.
Jede Form von Betrug, Veruntreuung, Diebstahl, Unterschlagung oder Steuerhinterziehung ist verboten – unabhängig davon, ob Vermögen des Unternehmens oder Dritter betroffen ist.

Unternehmensverantwortung

Menschenrechte

Wir respektieren die Menschenrechte, Individualrechte und die Würde von Mitarbeitenden und allen Dritten.
Wir achten sowohl das Recht auf Vereinigungsfreiheit als auch das Recht auf Tarifverhandlungen im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
Zwangsarbeit, Kinderarbeit, alle Formen moderner Sklaverei und Menschenhandel sowie jede Form von Ausbeutung sind bei Bizplay verboten, und wir halten uns strikt an die geltenden Gesetze.

Faire und gesunde Arbeitsbedingungen

Wir halten uns an Vorschriften, die faire Arbeitsbedingungen sicherstellen, einschließlich solcher zu Vergütung, Arbeitszeiten und Datenschutz.
Unsere Vergütungssysteme sind konsistent und transparent. Sie sorgen für eine Vergütung, die Markt, Funktion und Leistung widerspiegelt und zugleich unternehmensspezifische Bedingungen berücksichtigt.
Wir halten alle geltenden Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und -standards ein und bieten unseren Mitarbeitenden einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz.

Umwelt

Umwelt- und Klimaschutz

Wir halten alle geltenden Umweltvorschriften sowie unsere internen Umweltleitlinien ein, zum Beispiel zum Klimaschutz.
Wir arbeiten daran, unsere Ressourcen- und Energieeffizienz bei der Herstellung und Verteilung unserer Produkte und Dienstleistungen zu steigern, negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren und bis 2030 klimaneutral zu werden.
Wir beschaffen und nutzen Ressourcen wie Energie und Wasser verantwortungsvoll.

Geschäftspartner und Dritte

Umgang mit Geschäftspartnern

Unsere Geschäftspartner (wie Kundinnen und Kunden, Auftraggeber, Lieferanten, Vertreter und Berater) erwarten, sich darauf verlassen zu können, dass Bizplay sich als Geschäftspartner an die Gesetze hält. Dafür müssen wir auch unsere vertraglichen Verpflichtungen gegenüber unseren Geschäftspartnern gut kennen.
Wir prüfen die Identität und Integrität potenzieller Geschäftspartner sorgfältig (Due Diligence). Wenn wir dabei oder später im Verlauf der Zusammenarbeit feststellen, dass der Geschäftspartner unangemessene oder illegale Geschäftspraktiken an den Tag legt, ergreifen wir geeignete Maßnahmen.
Wir treffen faire und unvoreingenommene Beschaffungsentscheidungen auf Basis objektiver Kriterien wie Qualität, Preis, Service, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, technischer Leistung, Vertragserfüllung, Ressourcen- und Energieeffizienz sowie Umweltauswirkungen.
Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Transaktionen mit Dritten nicht gegen aktuelle Wirtschaftsembargos, Sanktionslisten oder Vorschriften zu Handels-, Import- oder Exportkontrollen oder Vorschriften zur Verhinderung von Terrorismusfinanzierung verstoßen.
Wir erfüllen unsere Verpflichtungen zur Verhinderung von Geldwäsche und minimieren das allgemeine Geldwäscherisiko durch eine angemessene Due Diligence gegenüber Dritten.

Anti-Korruption und Anti-Bestechung

Wir tolerieren weder das Anbieten noch das Annehmen von Bestechungsgeldern in jeglicher Form, weder gegenüber noch von Amtsträgern oder Geschäftspartnern.
Geschenke und Bewirtung sind unter bestimmten Bedingungen zulässig, sofern sie entweder mit Werbemaßnahmen verbunden sind oder dazu dienen, Geschäftsbeziehungen zu fördern oder Produkte bzw. Dienstleistungen vorzustellen.
Solche Vorteile dürfen nur gewährt oder angenommen werden, wenn sie einem legitimen geschäftlichen Zweck dienen und nicht als Gegenleistung für einen unzulässigen oder unangemessenen Vorteil gedacht sind. Der Vorteil darf keinen unangemessen hohen Wert haben und die Grenzen der üblichen Geschäftspraxis oder des normalen Lebensstandards der empfangenden Person nicht überschreiten. Bei der Annahme oder Gewährung von Geschenken oder Bewirtung sind die internen Regeln, insbesondere die Genehmigungserfordernisse, zu beachten.
Spenden und Sponsoringaktivitäten sind grundsätzlich erlaubt, dürfen jedoch nicht dazu verwendet werden, sich einen unrechtmäßigen geschäftlichen Vorteil zu verschaffen. Wir verschleiern keine Vorteile oder Begünstigungen, die zu Korruptionsrisiken führen könnten.

Fairer Wettbewerb

In fast allen Ländern verbieten Gesetze Beziehungen oder Absprachen mit Wettbewerbern, Lieferanten, Händlern oder Vertriebspartnern, die den Wettbewerb auf dem Markt beeinträchtigen können. Diese Gesetze gelten für eine Vielzahl von Aktivitäten, darunter Preisabsprachen, die Aufteilung von Kundengruppen oder Vertriebsgebieten zwischen Wettbewerbern, wettbewerbswidrige Boykotte und andere unfaire Wettbewerbspraktiken.
Wir unterbinden jeden Verstoß unverzüglich.

Beziehungen zu Behörden und Aufsichtsstellen

Geschäftsbeziehungen mit staatlichen Stellen unterliegen oft besonders strengen Anforderungen. In all unseren Kontakten mit Behörden, Aufsichtsstellen und Amtsträgern verhalten wir uns ehrlich und transparent und halten uns an die geltenden Gesetze und unsere internen Regeln. Kontakte mit staatlichen Stellen können zum Beispiel im normalen Geschäftsablauf vorkommen (etwa beim Einholen erforderlicher Lizenzen oder Genehmigungen oder beim Abschluss von Verträgen), bei politischer Interessenvertretung oder bei der Beantwortung behördlicher oder regulatorischer Anfragen (einschließlich Vorladungen, Ermittlungen und Gerichtsverfahren).
Wir bieten Amtsträgern keine Geschenke an. Einladungen an Amtsträger beschränken wir auf kostengünstige Bewirtung und holen die erforderlichen Hinweise und Genehmigungen im Voraus ein.
Bei behördlichen Anfragen jeder Art sind umgehend die obere Unternehmensleitung und die zuständige Rechtsabteilung zu kontaktieren.
Wenn eine offizielle Lizenz erforderlich ist (entweder für das Unternehmen oder für eine Person), nehmen wir im betreffenden Geschäftsbereich keine Tätigkeit auf, bis diese Lizenz vorliegt. Wenn eine Lizenz widerrufen wird oder abläuft (einschließlich etwaiger anwendbarer Schonfristen), stellen wir die Geschäftstätigkeit ein, bis sie erneut erteilt wurde.

Produktsicherheit

Wir setzen uns dafür ein, unseren Kundinnen und Kunden sichere, hochwertige Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen.
Unsere Produkte dürfen keine Mängel oder unsicheren Merkmale aufweisen, die negative Auswirkungen auf Gesundheit oder Eigentum haben könnten.

Inhalte und Informationen

Verantwortung für Inhalte

Beim Verteilen von Inhalten legen wir großen Wert auf die Einhaltung lokaler Gesetze, wenn es um diskriminierende oder unangemessene Inhalte geht, und wir halten die entsprechenden Beschränkungen ein.
Beim Verteilen von Inhalten legen wir großen Wert auf den Schutz von Kindern und Jugendlichen, und wir halten die entsprechenden Beschränkungen ein.

Schutz geistigen Eigentums

Der Schutz geistigen Eigentums ist für unser Geschäft von besonderer Bedeutung.
Geschütztes geistiges Eigentum umfasst alle Produkte des menschlichen Geistes, unabhängig von ihrem wirtschaftlichen Wert. Dazu gehören unter anderem literarische und journalistische Werke, Musik, Filme, TV-Programme, visuelle Werke sowie Software und ihre Komponenten. Geistiges Eigentum ist durch einschlägige Gesetze (Urheber-, Marken- oder Patentrecht) oder als Geschäftsgeheimnis geschützt.
Verletzungen geistigen Eigentums umfassen unter anderem das Anzeigen, Verteilen oder Aufführen urheberrechtlich geschützter Inhalte ohne Genehmigung sowie die unbefugte Erstellung und Verbreitung von Kopien geschützten geistigen Eigentums.
Wir weisen unsere Kundinnen und Kunden auf ihre Verantwortung hin, geistiges Eigentum zu schützen und die geltenden lokalen Gesetze einzuhalten, siehe unsere Nutzungsbedingungen.

Datenschutz und Datensicherheit

Wenn wir personenbezogene Daten (wie Namen und Adressen) von Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden oder anderen Dritten erfassen, speichern, verarbeiten oder übermitteln, tun wir dies mit größter Sorgfalt und strenger Vertraulichkeit sowie in Übereinstimmung mit geltendem Recht und unseren Richtlinien, siehe unsere Datenschutzerklärung.
Mitarbeitende, die an der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten beteiligt sind, erhalten Beratung und Unterstützung von der Rechtsabteilung.

Nutzung und Sicherheit von Informationstechnologie

In unserem Tagesgeschäft nutzen wir regelmäßig Informationstechnologie und verarbeiten Daten. Dafür sind angemessene Sicherheitsmaßnahmen erforderlich (Passwortschutz, freigegebene Technologie und lizenzierte Software), um geistiges Eigentum und personenbezogene Daten zu schützen. Das Ignorieren angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann schwerwiegende Folgen haben, etwa Datenverlust, Diebstahl personenbezogener Daten oder Urheberrechtsverletzungen.
Weil digitale Informationen sich schnell verbreiten, leicht kopiert werden können und praktisch nicht mehr zu zerstören sind, gehen wir sorgfältig mit dem Inhalt von E-Mails, aufgezeichneten Sprachnachrichten, Anhängen oder heruntergeladenen Informationen um, die wir erhalten oder versenden.
Wir verpflichten uns, die vom Unternehmen bereitgestellten IT-Systeme für legitime geschäftliche Zwecke und nicht für unangemessene oder unzulässige private Nutzung einzusetzen.

Vertraulichkeit und Kommunikation

Vertrauliche Informationen sind nicht öffentliche Informationen, die nur für bestimmte Empfänger bestimmt sind und nicht intern weitergegeben oder extern offengelegt werden dürfen. Dazu können Aufzeichnungen, Berichte, Verträge, Finanz- und Personaldaten, Untersuchungen, Streitfälle, Gerichtsunterlagen, kreative Arbeiten, geistiges Eigentum oder Pläne rund um das Geschäft oder Produkte gehören.
Das Besprechen vertraulicher Informationen an öffentlichen Orten oder das unbefugte Weitergeben von Unternehmens- oder Kundeninformationen an Dritte stellt einen Verstoß gegen Vertraulichkeitsverpflichtungen dar und kann zugleich einen Verstoß gegen geltendes Kartellrecht darstellen.
Insbesondere Mitarbeitende mit Zugang zu besonders sensiblen Informationen (einschließlich Informationen aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Mitarbeitervertretung, Recht, Fusionen und Übernahmen, Unternehmenskommunikation, Unternehmensentwicklung und Insiderinformationen über andere Unternehmen) müssen strikte Vertraulichkeit wahren – auch gegenüber Kolleginnen und Kollegen.
Beim Nutzen sozialer Medien sind wir uns unserer Verantwortung für den Ruf unseres Unternehmens bewusst. Wir geben keine vertraulichen oder sensiblen Unternehmensinformationen weiter und respektieren die Privatsphäre unserer Kolleginnen und Kollegen sowie unserer Geschäftspartner.
Mitarbeitende erhalten umfassende, transparente und aktuelle Informationen über das Unternehmen im Einklang mit unseren Regeln zur Vertraulichkeit.

Finanzen

Finanzielle Integrität

Alle Transaktionen und Aufzeichnungen in Bezug auf unser Geschäft müssen genau und ordnungsgemäß geführt werden. Alle Transaktionen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten müssen ordnungsgemäß dokumentiert und gemäß den gesetzlichen Anforderungen erfasst werden.
Ordnungsgemäße Aufzeichnungen erfordern hohe Standards bei Genauigkeit, Vollständigkeit und Verantwortlichkeit in allen Geschäftsvorgängen.
Finanzkonten, Dokumente, Verträge und andere Unternehmensinformationen dürfen nicht wissentlich falsche oder irreführende Einträge enthalten.
Wir halten uns an Steuervorschriften und erfüllen unsere steuerlichen Pflichten.

Insiderhandel

Das Gesetz verbietet die Nutzung von Insiderinformationen beim Handel mit Wertpapieren oder anderen handelbaren Finanzinstrumenten sowie die Weitergabe von Insiderinformationen an andere zu solchen Zwecken.
Insiderinformationen sind Informationen über Umstände, die nicht öffentlich bekannt sind und deren Veröffentlichung den Preis oder den Markt für Wertpapiere oder ähnliche Finanzinstrumente erheblich beeinflussen könnte. Beispiele für solche Umstände sind höhere/niedrigere Gewinne, wichtige Verträge, Pläne zur Fusion mit oder Übernahme eines Unternehmens, wichtige neue Produkte oder erhebliche personelle Veränderungen in der Unternehmensleitung.
Der Umfang der Vorschriften zum Insiderhandel kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Mitarbeitende, die mit einer solchen Situation konfrontiert sind, sollten Rat und Unterstützung von der Rechtsabteilung einholen.

Aussagen zu Produkten und Dienstleistungen

Wir machen über unsere Produkte und Dienstleistungen immer wahrheitsgemäße Angaben.
Irreführende oder falsche Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen können unseren Kundinnen und Kunden sowie unserem Ruf schaden. Das verstößt gegen unsere Grundsätze und ist verboten